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Contabilidad en la Empresa
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Dentro del proceso de planificación que debe preceder a la puesta en marcha de una nueva empresa, no sólo deben contemplarse las obligaciones a las que los promotores habrán de hacer frente para su constitución, sino también aquéllas que van a surgir como consecuencia del inicio y desarrollo de su actividad.
Llevar una contabilidad de acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio, cumplir determinados requisitos en la contratación del personal y en la relación laboral que se inicia a partir de ese momento, presentar las correspondientes declaraciones de impuestos, etc., constituyen obligaciones que afectan a la empresa y que es preciso tener en cuenta antes de que ésta inicie su actividad.
El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.
Esta obligación legal no viene sino a dar respuesta a una necesidad que se manifiesta dentro de la misma empresa y que tiene en los promotores a sus principales protagonistas.
Así, conocer los resultados que obtiene la empresa, las fuentes de que provienen, el estado de sus deudas, su situación patrimonial, etc., constituye una necesidad para el empresario, que debe poner todos los medios a su alcance para dar respuesta a la misma.
Para ello, la contabilidad pone a su servicio una serie de instrumentos que van a permitirle conocer y seguir con detalle la marcha de la empresa y los recursos que genera.
La contabilidad se presenta, pues, como una importante fuente de información sobre la situación económico financiera de la empresa y de los principales hechos que se producen, debiendo ser, por tanto, objeto de la debida atención.
Muchos empresarios sólo ven en la contabilidad una fuente de gastos y complicaciones administrativas, sin tener en cuenta su enorme valor y utilidad.
Esta visión, que lleva a que determinadas personas adopten, sin otro criterio, la forma de empresario individual por sus menores obligaciones contables, debe ser superada, ya que si bien es cierto que la contabilidad obliga a disponer de una cierta infraestructura, con el coste que esto supone, también lo es que constituye un instrumento indispensable para conocer lo que ocurre realmente en la empresa y para poder adoptar decisiones fundamentales para la marcha de la misma.
Pero además de su importancia para los socios o promotores de la empresa, la información que proporciona la contabilidad también es importante para terceras personas, que como clientes, acreedores, instituciones financieras, posibles inversores o la propia Administración, pueden estar interesados, y de hecho lo están, en conocer los resultados de la empresa.
Así, a la hora de negociar la obtención de un crédito, la entidad financiera va a exigir la información y los estados contables de la empresa, a fin de conocer su situación patrimonial y la capacidad de generar los recursos necesarios para hacer frente a la devolución del crédito solicitado.
Del mismo modo, la Administración estará interesada en conocer la información que facilita la contabilidad, a fin de determinar el resultado económico de la empresa y fijar su contribución tributaria.
Este interés de terceras personas en los datos que la contabilidad facilita hace que la información contable que genera la empresa deba presentarse de forma que pueda ser entendida por todos los interesados, lo que lleva a la utilización de los considerados como criterios contables generalmente aceptados y las normas relativas al contenido y presentación de los informes contables.
En este sentido, el artículo 38 del Código de Comercio establece las reglas que deberán seguirse a la hora de elaborar las cuentas anuales de la empresa y valorar las distintas partidas que figurarán en ellas. Dichas reglas son las siguientes:
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Se presumirá que la empresa continúa en funcionamiento.
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No se variarán los criterios de valoración de un ejercicio a otro.
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Se seguirá el principio de prudencia valorativa. Este principio, que en caso de conflicto prevalecerá sobre cualquier otro, obligará, en todo caso, a recoger en el balance sólo los beneficios realizados en la fecha de su cierre; a tener en cuenta todos los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, distinguiendo las realizadas o irreversibles de las potenciales o reversibles, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre del balance y la fecha en que éste se formule, en cuyo caso se dará cumplida información en la memoria; y a tener en cuenta las depreciaciones, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con pérdida.
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Se imputará al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y
los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
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Se valorarán separadamente los elementos integrantes de las distintas
partidas del activo y del pasivo.
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Los elementos del inmovilizado y del circulante se contabilizarán por el
precio de adquisición, o por el coste de producción.
En diciembre de 1990 se publicó el Plan General de Contabilidad, que ha venido a sustituir al vigente desde 1973. El nuevo Plan constituye el desarrollo en materia contable de la legislación mercantil y se estructura en cinco partes.
La primera parte, principios contables, es un desarrollo de lo previsto en la nueva redacción del número 1 del artículo 38 del Código de Comercio.
La segunda parte, cuadro de cuentas, contiene los grupos, subgrupos y cuentas necesarias, debidamente codificadas en forma decimal y con un título expresivo de su contenido.
La tercera parte, definiciones y relaciones contables, complementa el cuadro de cuentas al dar contenido a las mismas en virtud de las definiciones que se incorporan, precisándose el contenido de cada rúbrica o partida de las cuentas anuales. En esta tercera parte también se describen los movimientos más usuales de estas cuentas, es decir, la mecánica contable de las mismas.
La cuarta parte, cuentas anuales, de obligatoria observancia, incluye las normas de elaboración de las cuentas anuales, recogiendo los requisitos para formular las cuentas anuales en su sistema normal o abreviado, así como definiciones, aclaraciones y normas sobre el contenido material y forma de cumplimentar estos modelos.
Finalmente, la quinta parte, normas de valoración, contiene debidamente clasificado por elementos patrimoniales, los criterios de valoración, sin perjuicio del contenido valorativo que contiene la tercera parte.
El Plan General de Contabilidad es de aplicación obligatoria, en sus partes primera, cuarta y quinta, para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria.
El Real Decreto 296/2004 ha introducido la posibilidad de llevar una contabilidad simplificada para determinadas empresas, el cual se explica en el apartado sobre régimen simplificado de la contabilidad.
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